Checkliste für die Organisation eines Sponsoren-Anlasses

Quelle: diverse, me4others'

Planung

• Anlasskonzept (Art, Budget, Organisation)

• Suche nach einem Ort

• Termin festlegen

• Bewilligungen einholen

• Helfer suchen

• Versicherung?

• Catering?

Helfer

• Koordination/Ansprechsperson festlegen

• Adressliste (mit Tel./Natel. und eMail)

• Sanitäter

• Fotograf/in für den Anlass

• Aufgaben analysieren

• Einsatzplan erstellen

• Spesenregelung, -formulare

• Vereinbarungsformular aufsetzen

• Briefing (was, wann, wo, Aufgabe) verschicken

• Namenschilder, T-Shirts

• Instruktion am Tag planen

• Debriefing planen

• Verdankung planen

Unterlagen

• Beschreibung Event mit allen wichtigen Eckdaten

• Vereinslogo

• Postkonto (oder allenfalls Bank)

• evtl. Signet für den Anlass

• Antrag Gemeinde Anlass

• Adressliste(n) Mitglieder, befreundete etc.

• Brief Einladung potenzielle TN

• Brief Einladung potenzielle Sponsor/innen

• Kuverts

• Briefpapier

• Sponsorenblatt

• Einzahlungsscheine

Werbung

• Publikation auf der Website

• Eintrag in Veranstaltungskalendern

• redaktionellen Beitrag erstellen

• Publikation im Vereinsheft

• Medieninformation verschicken

• Einladungen potenzielle TeilnehmerInnen

• Einladungen Mitglieder, SpenderInnen etc.

• Einladung befreundete Organisationen

• Einladung Gemeinde

• Plakate entwerfen (lassen)

• Flyer entwerfen (lassen)

• Flyer und Plakate produzieren

• Information der AnwohnerInnen

Medien

• Medienkontakt bestimmen

• evtl. Absprache mit Zentrale /nat. Organisation

• Medienmappe zusammenstellen

• > Information über den Zweck, der unterstützt wird

• > Kurzbeschreibung Anlass (wann, wo, weitere Infos)

• > Porträt Veranstalter inkl. Adresse

• > Kontaktperson Medien mit Kontaktangaben

• Auf der Hompage einen "Mediencorner" einrichten

• Liste der lokalen und regionalen Medien, Amtsblätter etc.

• Kontakt aufnehmen mit Journalist/innen (telefonisch)

• Medienmappe per Mail oder Post zustellen

• Während des Anlasses für Medien erreichbar und verfügbar sein

• Fotos für Medien auswählen (scharf, repräsentativ, gelungene Schnappschüsse, bekannte Gesichter)

• Fotos im Mediencorner hochladen

• Fotos allenfalls an Redaktion Vereinsmagazin

• Medienmitteilung mit den "Resultaten" des Anlasses

• Medienspiegel für den Abschlussbericht erstellen

Material

• Tische

• Sitzgelegenheiten

• Geschirr

• Licht

• Lautsprecher

• Stellwand etc.

• Verpflegung

• Dekomaterial

• Banner des Vereins

• Infomaterial bereitstellen

• Reservematerial

• Ortsplan

• Anreise/Abreise-Informationen

• Schreibzeug

• Kasse

• Quittungsblock

• Beschilderung, Beschriftungen

• Erste-Hilfekasten

• Liste Polizei, Feuerwehr, Arzt, Gemeinde

• Abfallbehälter

• Kiste für Fundsachen

• Toiletten

• Werkzeugkasten

• Getränke

• Elektrokabel

• Hinweistafeln

Anlass

• Drehbuch

• Bargeld

• Teilnehmerlisten (angemeldete)

• Teilnehmerlisten (leer)

• Sponsorenlisten (leer)

• Fotograf, Videofilmer/in

• Instruktion Helfer

• Aufbau

• Betreuung VIPs, Gaste

• Begrüssung, Ansprachen

• Kontrollpunkte besetzen

• Teilnahmebestätigungen organisieren

• Preisverleihung

• Schlussapero

• Kasse abrechnen

• Abbau

• Abfallentsorgung

Nachbearbeitung

• Fotos veröffentlichen

• Video veröffentlichen

• redaktionellen Beitrag erstellen

• Materialrückgabe

• Teilnehmerlisten bereinigen (Bestätigungen)

• Bestätigungen verschicken

• Spendenbriefe mit EZ verschicken

• Abrechnung erstellen

• internen Abschlussbericht verfassen

• Spenden erfassen

• Verdankungen verschicken